3 estrategias de organización para prevenir el scope creep en tus proyectos

¿Qué forma parte del lanzamiento de un proyecto?

Ocurre a menudo: El negocio de un cliente cambia o una nueva parte interesada se incorpora a un proyecto, y te ves obligado a discutir cosas que estaban completadas en un 90% o posiblemente ya aprobadas. Este tipo de cosas pueden acabar con la moral, alargar los plazos y agotar por completo el presupuesto de un proyecto.

Cuando se dirige una empresa, es importante gestionar y evitar la ampliación del alcance. Aunque no es raro que un cliente solicite adiciones o cambios a un proyecto, y decir que sí puede ser una reacción automática, el trabajo extra puede acumularse rápidamente y llevar a tu proyecto a una ampliación del alcance.

La primera reacción podría ser construir un muro para evitar la inminente ampliación del alcance. Pero eso sería imposible, porque no se trata de un animal que se pueda domar, sino de una idea que puede descontrolar el proyecto.

Entonces, ¿cómo gestionar la ampliación del alcance de los proyectos? Como gestor de proyectos, tu trabajo consiste en actuar como guardián y animador del proyecto, supervisar, gestionar e informar sobre su progreso, y proteger la estimación, el alcance y el calendario del proyecto con valentía y diplomacia.

Rellene el espacio en blanco: el objetivo de un proyecto ayuda a determinar la _____.

Imagina que regentas una pequeña panadería. Hay un pedido de una tarta de cumpleaños que debe entregarse en un día. Consigues todos los ingredientes y empiezas a preparar la masa de la tarta. Al cabo de unas horas, recibes una llamada del mismo cliente pidiendo un glaseado de fresa para la tarta. Aceptas porque aún no has horneado la tarta.

Recibes otra llamada del cliente pidiendo una tarta de tres pisos. Luego otra llamada diciéndote que pongas Mickey Mouse en la parte superior. Y luego otra para que pongas un “Feliz Cumpleaños Matt” en el lateral. Aceptas a regañadientes a pesar de saber que el plazo de entrega se ha acortado y que te va a costar un poco más del precio acordado en un principio.

El alcance del proyecto no estaba claramente definido al principio y el panadero ha ido introduciendo pequeños cambios sin modificar el presupuesto ni el plazo previsto. Es lo que se conoce como “desviación del alcance”, y los gestores de proyectos se enfrentan a ella constantemente.

La ampliación del alcance se define como una sutil desviación del proyecto respecto al alcance original mediante la adición de nuevas características. Empieza con una solicitud de cambio muy pequeña que no te importa hacer. Poco a poco, estas peticiones se acumulan y acaban provocando grandes problemas.

Alcance de un proyecto

El desdoblamiento del alcance -también conocido como “desdoblamiento de requisitos” o “desdoblamiento de características”- es un fenómeno con el que todo gestor de proyectos se topa tarde o temprano. ¿Cómo mantener una visión general del proyecto, controlar el margen de beneficios y cumplir los plazos y entregables?

¿Qué es la ampliación del alcance? Para responder a esta pregunta, primero explicaremos qué es la ampliación del alcance: una expansión lenta -y a veces apenas perceptible- del alcance u objetivo de su proyecto. O, por poner un ejemplo práctico: su cliente tiene una petición adicional – “sólo un pequeño cambio”-, lo que significa que tiene que reorganizar un poco su proyecto. No del todo, porque todo proyecto es un acto de equilibrio en el que el alcance, el calendario y el presupuesto son los tres soportes principales. Por tanto, la más mínima ampliación de los entregables retrasará el plazo y modificará el presupuesto. Consecuencia: su proyecto se retrasará, su margen de beneficios se reducirá o una combinación de ambas cosas. En el peor de los casos, la ampliación del alcance tiene incluso un impacto negativo en la relación con el cliente.

¿Cuáles son algunas de las tácticas para manejar la fluencia externa del alcance? seleccione todas las que correspondan.

Cuando estás a cargo de un proyecto, esperas que tu equipo cumpla y satisfaga los requisitos de los usuarios. A cambio, siempre intenta dirigir con claridad y empatía a los miembros de su equipo. Pero, ¿qué ocurre cuando la dirección quiere cambiar ciertas características del producto además del alcance existente del proyecto?

Sin embargo, cuando todos estos cambios inesperados se suman, el producto final puede ser mucho más complicado de lo que la especificación pedía en un principio. Este fenómeno se llama “ampliación del alcance”. Es uno de los aspectos más difíciles de la gestión de proyectos, ya que hay que equilibrar continuamente los plazos y las exigencias.

Cuando la lista de entregables de un proyecto empieza a ir más allá de su visión o alcance original, se puede decir que está sufriendo un “scope creep”. Se refiere a un cambio en las especificaciones que se produce a mitad del plazo del proyecto sin los ajustes de tiempo y recursos necesarios para garantizar su ejecución satisfactoria.

Por ejemplo, si una parte interesada interna insiste en una función adicional sin tener en cuenta el tiempo y el coste del desarrollo, y el director del proyecto se limita a decir “sí” a todas las peticiones, el proyecto es susceptible de sufrir una ampliación del alcance.